外在

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5序　章を準備するよう管理・監督する意思を有していること，また，過去においてそのように管理・監督してきた事実・実績（能力）があることが必要とされている。この個人・機関も外国人を受け入れる個人・機関と同様に，静的及び動的に存在することが求められているのである。そうでなければ，管理・監督の役目を担うことは不可能であるからである。　申請ごとに提出を要するものとして定められている資料は，以上の要件が備わっていることを可能な限りの客観性をもって立証するための手段として定められたものである。　ところで，申請が不交付又は不許可となった関係者から「必要書類を提出したのに不許可となった。」との声をしばしば耳にする。しかし，立証資料とは交付・許可となるための要件が満たされていることを確認するという目的のための手段であるということを忘れてはならない。交付又は許可のためには，単に立証資料の提出という形式要件のみならず，提出された資料が正当な手続を経たうえで作成・交付・使用され，さらに，その内容が客観的事実に合致し，かつ，それが交付又は許可のための要件を満たしていることを立証するとの実質的要件も具備していることが必要不可欠である。　また，申請前後から交付・許可に至る過程において担当官から様々な質問を受け，又は追加資料の提出を求められることがあるかもしれない。このような場合，担当官は，発問及び追加資料を求める趣旨・目的を明示的，少なくとも黙示的には説明するものなのである。したがって，質問や求めを受けた場合，求められている内容，提出した申請に足りないものとして指摘を受けた内容を正確に理解したうえでそれらに一つ一つ丁寧に対応していくことが自らが望む結果にたどり着くための最短の道である。また，このような些細なやり取りのなかにも次回の申請を円滑に進める貴重な情報が数多く含まれているので，決して無駄にすることなく，自らその内容を理解できるよう努めることが必要である。　以上のことは，在外日本国大使館・総領事館における査証申請手続においても基本的に変わるところはない。しかし，査証申請においては，国内における各種申請の場合と異なり，言葉や風俗習慣の違い，時差及び地理的な距離があることから，査証官，査証申請人・その代理人，日本側関係者の三者